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RPA casos de uso

RPA: casos de uso para tu empresa

La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA) está transformando la manera de operar de las empresas a nivel mundial; ya que se trata de una tecnología en la cual los robots de software agilizan los procesos y se comunican con los sistemas y aplicaciones, permitiendo entregar respuestas, gestionar datos y comunicarse con otros sistemas digitales. 

De este modo, reducen la carga de trabajo que recae sobre las personas, esto permite a los empleados poder realizar otras tareas de mayor valor, lo que permite ahorrar tiempo y dinero. 

Hay que tener en cuenta que el software de Automatización Robótica de Procesos, tiene algunos puntos en los cuales se diferencia de otras soluciones digitales de automatización,  al tratarse de una tecnología más flexible y que permite integrar flujos de trabajo de manera eficiente en la empresa. 

Te invitamos a leer este artículo, a lo largo del cual veremos algunos casos de uso de RPA.

Actualidad: RPA casos de uso

Las empresas tienen en la actualidad varios casos de uso de RPA que se destacan por ser eficientes y efectivos. Esta automatización y control de procesos con RPA puede funcionar en distintas plataformas, aplicaciones y departamentos, ya que logran integrarse de forma excelente con la infraestructura de TI existente y no requieren instalaciones adicionales. Belltech es un claro ejemplo de ello. 

¿Cuáles son los casos de uso de RPA más destacables en las empresas?

Existen numerosos casos de utilización  de esta tecnología en una empresa. A continuación te contamos de 15 ejemplos de RPA casos de uso más comunes y reales que contribuirán a que tu empresa llegue al siguiente nivel.

1- Consultas en páginas web 

Utilizando RPA, se puede realizar búsquedas de información en páginas web, y obtener datos a través de la investigación que se hace previamente, generando documentación a partir de la misma. Esto también implica la automatización de funciones como hacer clic en un botón o link de una página web, o el proceso de inicio de sesión. 

En este sentido, la solución de Automatización Robótica de Procesos permite almacenar credenciales, facilitar las tareas en una página web, y registrar los procesos e interacciones de un sitio en caso de auditorías.

2- Emisión y envío de certificados 

Todo el proceso de retenciones de la organización y de emisión de certificados, por ejemplo tributarios, puede automatizarse, al igual que los certificados de clientes, tanto externos como internos, así como también de diferentes entidades. Esto puede facilitar los flujos de trabajo en áreas como recursos humanos, contabilidad, finanzas o logística. 

3- Automatización de reclutamiento

Otros casos de uso de RPA en la que puede ayudar considerablemente, es con el reclutamiento de una organización, agilizando el proceso de selección, clasificando los correos deseados y no deseados y generando currículums de distintas plataformas. Esto es fundamental para oficinas de recursos humanos, empresas de reclutamiento o administración de datos.

4- Extracción de datos

Con el proceso de automatización, las empresas pueden almacenar y recopilar los datos que aparecen en diferentes formatos de una manera más oportuna y sofisticada. Por ello, la RPA es particularmente útil en departamentos enfocados en procesamiento de información y procesos estandarizados, en los cuales usualmente interactúan distintas aplicaciones tecnológicas.

5- Nóminas y sueldos

RPA chequea la consistencia de los datos de los empleados de una empresa en múltiples sistemas, deducciones y ganancias de carga, por esta razón, su utilización es fundamental en todos los procesos de control y gestión de nóminas, incluyendo requisitos legales o administrativos que sean necesarios. Todo lo anterior, gracias a que la RPA es capaz de recopilar, controlar y tramitar los factores involucrados en este contexto y conectarlo de manera óptima.

6- Procesamiento de reembolsos rápidos 

El sistema RPA se ocupa de forma efectiva del procesamiento de los reembolsos, sin ninguna demora. De este modo, mejora la experiencia general del cliente y genera un impacto positivo en su reputación.

Con los casos de uso de RPA, se puede configurar un sistema de automatización robótica para procesar diferentes requerimientos con la mayor celeridad e inmediatez posible, aumentando de esta manera, la satisfacción del cliente.

7- Reportes financieros y de negocio

Con la utilidad de RPA, los procesos de cálculo y fórmulas, como también los cruces de información, podrán hacerse más eficientemente. Tal como mencionamos anteriormente, el uso de la RPA es de mucha utilidad para departamentos de finanzas, contabilidad y logística de una empresa, dada su capacidad de realizar tareas de manera más eficiente, certera y específica.

RPA casos de uso

8- Automatización de los flujos de captura de la información

Si son automatizados los procesos de recepción y validación de documentos para la creación y actualización de proveedores, estos lograrán minimizar la doble digitalización humana.Lo anterior permite registrar información real, en el menor tiempo posible y en base a esto, poder tomar decisiones, generando informes, análisis y enviarlos a quienes lo requieren.

9- Automatización en el portal de proveedores 

Se integra el proceso de presentación, aprobación, revisión y contabilización de cajas menores. A través de la gestión de proveedores, la RPA apoya el proceso de control y seguimiento, facilitando y haciendo más eficientes las tareas de comunicación y organización del proceso.

10- Servicio al cliente

Las tareas de contacto y servicio al cliente dependen de varios sistemas diferentes, los cuales pueden repercutir en la experiencia final, sumado a una constante ejecución de tareas repetitivas. 

A través de la RPA, se garantiza que las consultas puedan llegar en el tiempo deseado, ofreciendo a los usuarios canales de atención más eficientes y efectivos.

11- Comparación de precios

Tal como hemos revisado, los casos de uso de la RPA son muchos, otro de ellos es la comparación de precios. Aquí, el sistema no solo compara precios de diferentes proveedores, sino que también puede comparar atributos y calidad del producto, acelerando drásticamente el tiempo de procesamiento y mejorando la eficiencia de los datos generados en el proceso. 

12- Almacenar información del cliente

RPA puede ayudarte a clasificar, almacenar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea de fácil acceso. De esta manera, se pueden realizar consultas dinámicas en bases de datos de manera rápida y eficaz, aplicando la tecnología, para la racionalización y optimización de los procesos clave que impulsa una organización.

13- Procesar información de recursos humanos

El sistema RPA puede organizar, al mismo tiempo que recopila, toda la información que requiere RRHH. Algunos ejemplos de utilización RPA en estos ámbitos son la generación de pagos a colaboradores, sindicatos, cargas sociales, etc., ejecutar las liquidaciones mensuales, gestión de vacaciones, permisos, finiquitos o registros de asistencias, ausencias, reclutamientos, por nombrar algunos.

14- Órdenes de venta 

RPA puede realizar actividades de ventas de extremo a extremo mediante la automatización de tareas como la entrada de pedidos de ventas, etiquetas de envío, la facturación, control de inventario, entre otras. Esto permite facilitar el proceso y evitar errores en estas funciones. 

Además, la aplicación de esta tecnología optimiza la ejecución de tareas más específicas como la extracción automática de campos importantes de recibos o facturas necesarias para cada tarea a desarrollar.

15- RPA: Casos de uso en informes claros

Un bot de gestión de rendimiento logrará consolidar los diferentes datos sobre el rendimiento de un equipo o máquina de varias fuentes, en un único archivo maestro y comparar los resultados con las métricas marcadas como objetivo. 

Las empresas requieren informes cada cierto tiempo con el fin de obtener datos reales y actualizados con el objetivo de tomar decisiones, y las soluciones automatizadas pueden generar estos documentos, analizar sus contenidos en las áreas correspondientes.

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